En bra uppdragsbeskrivning gör det möjligt för konsulten att förstå behovet, bedöma arbetsinsatsen och lämna ett mer jämförbart förslag. Den behöver vara tydlig utan att låsa lösningen i onödan.
Definiera först vilket beslut eller resultat konsulten ska hjälpa till med. Välj därefter kompetens, omfattning och leveranser – inte bara en generell yrkestitel.
1. Bakgrund och nuläge
Beskriv fastigheten, organisationen och varför frågan har blivit aktuell. Ta med kända problem, tidigare utredningar, genomförda åtgärder och viktiga begränsningar.
Bakgrunden hjälper konsulten att förstå sammanhanget och avgöra vilken information som behöver verifieras.
2. Mål och beslut
Beskriv vilket resultat uppdraget ska leda till. Ska styrelsen fatta investeringsbeslut, ska en skada orsaksbestämmas eller ska ett förfrågningsunderlag tas fram?
Ett tydligt beslutsmål gör det lättare att välja rätt detaljnivå i leveransen.
3. Omfattning och avgränsning
Lista vilka byggnader, ytor, system och frågor som ska ingå. Ange också vad som inte ingår eller endast ska hanteras som option.
Om omfattningen är osäker kan första fasen vara en inventering som därefter används för att avgränsa nästa fas.
4. Leveranser
Ange vad beställaren ska få: rapport, ritning, kalkyl, underhållsplan, riskregister, mötesprotokoll, upphandlingsunderlag eller löpande projektledning.
Beskriv gärna format, antal presentationer och om rapporten ska innehålla prioritering, kostnadsnivå eller rekommendation.
5. Underlag och åtkomst
Lista ritningar, protokoll, avtal, energidata och andra dokument som finns. Beskriv tillgång till utrymmen, kontaktpersoner och eventuella tider när platsbesök kan ske.
Bristande underlag behöver inte stoppa uppdraget, men konsulten måste kunna ta höjd för kompletterande inventering.
6. Tidplan, möten och rapportering
Ange önskad start, viktiga beslutspunkter och slutdatum. Beskriv vilka möten som förväntas och vem som ska få rapporter.
Kort tidplan bör kombineras med tydlig prioritering av vad som måste levereras först.
7. Pris och ändrad omfattning
Be konsulten redovisa ersättningsform, uppskattad arbetsinsats, timpriser, resor och villkor för tillägg. Ange hur ändringar ska godkännas.
Fastighetskonsult.se:s briefverktyg kan användas för att skapa ett första strukturerat underlag.
Använd behovsanalysen för en vägledande rekommendation eller skapa ett första underlag i briefverktyget.