En bra upphandling gör det tydligt vad som ska göras, hur resultatet ska verifieras och hur anbuden ska jämföras. Det minskar risken att lägsta pris bygger på en mindre omfattning än beställaren förväntat sig.
Definiera först vilket beslut eller resultat konsulten ska hjälpa till med. Välj därefter kompetens, omfattning och leveranser – inte bara en generell yrkestitel.
Förbered innan anbud begärs in
Utred fastighetens nuläge och definiera vilket resultat projektet ska ge. Om omfattningen fortfarande är osäker kan en förstudie eller teknisk undersökning behövas innan upphandlingen.
Entreprenörer kan bidra med lösningar, men beställaren behöver ett eget underlag för att kunna bedöma om förslagen är likvärdiga.
Förfrågningsunderlagets viktigaste delar
- Bakgrund, mål och fastighetsinformation.
- Teknisk omfattning och tydliga gränsdragningar.
- Krav på material, funktion, kvalitet och dokumentation.
- Tidplan, åtkomst, störningar och hänsyn till verksamhet eller boende.
- Ersättningsform och regler för ändringar och tillägg.
- Krav på kompetens, referenser, försäkring och organisation.
- Anbudsformulär och utvärderingsmodell.
Jämförbarhet är avgörande
Om anbudsgivarna tolkar omfattningen olika går det inte att jämföra totalsummorna. Använd ett gemensamt anbudsformulär och begär att reservationer, undantag och antaganden redovisas på samma sätt.
Ställ frågor skriftligt och dela svar med samtliga anbudsgivare när det är lämpligt. Det minskar risken för olika informationsnivå.
Pris är bara en del av utvärderingen
Bedöm även genomförandeplan, bemanning, erfarenhet, kvalitetsarbete, tidplan, riskhantering och förståelse för fastighetens förutsättningar.
Ett lågt pris kan bero på effektivitet, men också på missad omfattning eller orealistiska antaganden. Kontrollera därför kalkylens logik och resursplan.
Tilläggsarbeten och ändringar
Bestäm hur ändringar ska beställas, prissättas, dokumenteras och godkännas. Inget tillägg bör genomföras utan att beställaren fått information om kostnad och eventuell tidspåverkan, utom när omedelbar åtgärd krävs för att avvärja skada.
En beslutslogg gör det lättare att följa projektets ekonomiska utveckling.
Ta hjälp där risken är stor
En upphandlingskonsult eller projektledare kan hjälpa till med underlag, anbudsgenomgång, intervjuer och rekommendation. Konsultens roll ska dock vara oberoende och tydligt avgränsad från de entreprenörer som utvärderas.
Använd behovsanalysen för en vägledande rekommendation eller skapa ett första underlag i briefverktyget.